Prohlášení společnosti Sodexo o zpracování osobních údajů

května 22, 2018

ÚVOD

Společnost Sodexo - integrovaný facility management a zařízení školního stravování s.r.o. (Sodexo s.r.o.), se sídlem Praha 4 - Nusle, Hvězdova 1716/2b, PSČ 140 78, IČO: 445 69 165, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod spisovou značkou C 24728 (dále jen „Společnost“) klade velký důraz na dodržování zásad a pravidel ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů.

Cílem tohoto dokumentu je poskytnout Vám otevřeně informace o tom, jaké osobní údaje jako správce osobních údajů shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, jak dlouho je uchováváme a jaká jsou Vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů. Jak je z tohoto prohlášení patrné, Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména pak s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (dále jen "Nařízení").

Na základě čl. 13 a 14 Nařízení tímto Společnost poskytuje subjektům údajů informace
o zpracování jejich osobních údajů.

Kontaktní údaje Společnosti:

Korespondenční adresa: Sodexo - integrovaný facility management a zařízení školního stravování s.r.o. (Sodexo s.r.o.), se sídlem Praha 4 - Nusle, Hvězdova 1716/2b, PSČ 140 78

Telefon: +420 222 533 333

E-mail: sodexo.fms.cz@sodexo.com   

Web: www.cz.sodexo.com

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Group Data Protection Officer, e-mail: dpo.group@sodexo.com

JAKÝMI ZÁSADAMI SE ŘÍDÍME PŘI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Společnost zpracovává přesné a aktuální osobní údaje na základě zákonného důvodu, korektně a transparentním způsobem, pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, v minimálním nezbytném rozsahu, ukládá je ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů pouze po dobu nezbytnou ve vztahu k účelu a zajišťuje jejich integritu, důvěrnost a dostupnost pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření a náležitého zabezpečení před neoprávněným či protiprávním zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Společnost zajišťuje, aby nepřesné údaje s přihlédnutím k jejich účelu, pro který se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny.

Veškeré činnosti spojené s osobními údaji a jejich ochranou Společnost řádně dokumentuje, zejména vede záznamy o činnostech zpracování a další doklady o zpracování osobních údajů pro naplnění zásady odpovědnosti dle Nařízení. Společnost spolupracuje s dozorovými orgány, mezi něž patří zejména Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, tel.: +420 234 665 111.

O KOM ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE A ZA JAKÝM ÚČELEM?

Společnost aktuálně zpracovává osobní údaje o uživatelích služeb, zájemcích o pracovní pozice, klientech a partnerech.

A. Naši klienti a partneři

Společnost nabízí svým klientům a partnerům velký rozsah služeb, mezi něž patří například zajištění stravování pro jejich zaměstnance, zajištění služeb recepce nemovitostí a správa nemovitostí. Společnost potřebuje v souvislosti s poskytováním těchto služeb zpracovávat osobní údaje zejména zaměstnanců našich klientů a partnerů, a to níže uvedeným způsobem.

  1. Poskytování služeb

Účel zpracování: uzavírání smluv s klienty či partnery a komunikace s nimi za účelem plnění smluvních závazků a poskytování služeb.

Právní základ zpracování: zpracování je oprávněným zájmem Společnosti na (a) poskytování služeb klientům a na (b) plnění smluvních závazků.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů: jméno a příjmení, e-mail, telefon a pracovní pozice zaměstnanců, statutárních orgánů či jiných zástupců klientů a partnerů.

Důvod poskytnutí údajů: pokud Společnosti nebudou osobní údaje zástupců klientů a partnerů sděleny, nemůže s nimi uzavírat smlouvy ani s nimi komunikovat za účelem poskytování svých služeb.

Doba zpracování: po dobu trvání příslušné smlouvy mezi Společností a klientem / partnerem anebo po dobu trvání zaměstnaneckého či obdobného poměru daného zástupce u klienta / partnera - podle toho, co skončí dříve -  a dále 3 roky od tohoto ukončení trvání (pro případ sporů z příslušné smlouvy mezi Společností a klientem či partnerem).

  1. Marketingová komunikace

Účel zpracování: marketing služeb Společnosti, zejména pak zasílání obchodních sdělení klientům a partnerům.

Právní základ zpracování: (a) u stávajících klientů a partnerů oprávněný zájem na přímém marketingu vlastních služeb ve smyslu recitálu č. 47 Nařízení ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a případně (b) souhlas klientů a partnerů pro marketingové účely nad rámec výše uvedeného oprávněného zájmu.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů: jméno a přímení, e-mail, telefonní číslo, partnera nebo jeho kontaktní osoby.

Důvod poskytnutí údajů: pokud Společnosti nebudou osobní údaje sděleny nebo jí klient či partner neudělí s jejich užitím za tímto účelem souhlas, nemohou být obchodní sdělení zasílána.

Doba zpracování: po dobu trvání smluvního vztahu mezi Společností a příslušným klientem či partnerem nebo respektive do odvolání souhlasu (pokud byl za tímto účelem udělen).

Klient či partner může ukončit zasílání obchodních sdělení Společnosti kdykoliv, a to kliknutím na odkaz „odhlásit se z odběru“ v každém obchodním sdělení nebo prostřednictvím e-mailu na adrese odhlasit.cz@sodexo.com.

  1.  Kontaktní formulář

Účel zpracování: zodpovězení dotazů a vyřízení žádostí klientů a partnerů prostřednictvím internetových stránek Společnosti dostupných na adresách přináležejících vždy ke konkrétnímu místu poskytování služeb Společností a majících tvar http://název místa poskytování služeb.sodexo.cz.html nebo prostřednictvím e-mailové zprávy doručené Společnosti přes e-mailovou adresu vas.nazor@sodexo.com, která je dostupná i na internetových stránkách Společnosti.

Právní základ zpracování: oprávněný zájem Společnosti na komunikaci se svými klienty a partnery.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů: jméno a příjmení a dále (i) e-mail v případě zvolení kontaktování přes e-mail, (ii) telefonní číslo v případě zvolení kontaktování přes telefon,

a případně další osobní údaje dobrovolně sdělené klientem či partnerem v kontaktním formuláři nebo během telefonického rozhovoru a zaznamenané pracovníkem Společnosti (hovory nejsou nahrávány).

Důvod poskytnutí údajů: Společnost nemůže bez poskytnutí kontaktních osobních údajů dotaz/žádost vyřídit.

Doba zpracování: po dobu potřebnou pro konečné vyřízení dotazu/žádosti, a dále 5 měsíců od jeho vyřízení pro účely evidence a vyhodnocování dotazů a pro účely další související komunikace v dané věci.

B. Uživatelé našich služeb

Společnost nabízí svým klientům a partnerům značný rozsah služeb pro jejich zaměstnance, jako uživatele, a to zejména v oblasti jejich stravování. Jsou to právě naši klienti, respektive partneři, kteří své zaměstnance (uživatele) dále motivují k užívání našich služeb. Níže uvedené informace se obdobně aplikují také na poskytování stravovacích služeb školním zařízením pro potřeby jejich žáků, jako uživatelů. Kromě toho našich stravovacích služeb využívají také klienti (fyzické osoby) a jiné fyzické osoby bez vazby na konkrétního klienta či partnera.

Společnost potřebuje v souvislosti s poskytováním stravovacích služeb zpracovávat osobní údaje uživatelů takto:

  1. Poskytování služeb

Účel zpracování: poskytování stravovacích služeb uživatelům, jako subjektům údajů

Právní základ zpracování: zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů

Rozsah zpracovávaných osobních údajů: jméno a příjmení, transakce na účtu konkrétního uživatele provedené zejména na pokladně restaurace (jednotlivé odebrané položky) anebo stav konta (pokud uživatel předem složil zálohu). Pokud klient či partner, jako zaměstnavatel a správce osobních údajů, alespoň částečně hradí náklady na stravovací služby uživatelů (svých zaměstnanců), Společnost mu za tímto účelem přehled transakcí předává.

Důvod poskytnutí údajů: pokud Společnosti nebudou osobní údaje sděleny, nemůže danému uživateli poskytovat své stravovací služby v plném rozsahu (včetně např. individuálně předplaceného stravovacího konta).

Doba zpracování: po dobu registrace uživatele u Společnosti a vedení jeho účtu.

 

  1. Hodnocení služeb

Účel zpracování: hodnocení kvality konkrétního pokrmu anebo obecné úrovně stravovacích služeb Společnosti ze strany uživatelů, jako subjektů údajů

Právní základ zpracování: souhlas uživatele, který je udělován při každém hodnocení, a to výslovně anebo konkludentně hlasováním (např. vhozením účtenky za konkrétní pokrm do hlasovacích boxů umístěných v restauraci).

Rozsah zpracovávaných osobních údajů: jméno a příjmení, ID karty, zakoupený pokrm a jeho hodnocení. 

Důvod poskytnutí údajů: pokud Společnosti nebudou osobní údaje sděleny, nemůže provádět hodnocení svých služeb (protože hlasování probíhá pomocí účtenky obsahující osobní údaje daného uživatele), odměňovat uživatele za hlasování (jméno náhodně vylosovaného výherce je zveřejněno v dané restauraci, aby se mohl přihlásit o odměnu) a nemůže ani zlepšovat kvalitu svých služeb.

Doba zpracování: po dobu hodnocení kvality služeb, jež probíhá periodicky - nejpozději 30 dní po hlasování jsou tedy veškeré osobní údaje zpracovávané za tímto účelem zničeny.

  1. Marketingová komunikace

Účel zpracování: marketing služeb Společnosti, zejména pak zasílání obchodních sdělení uživatelům ohledně stravovacích služeb poskytovaných Společností.

Právní základ zpracování: (a) u stávajících uživatelů oprávněný zájem na přímém marketingu vlastních služeb ve smyslu recitálu č. 47 Nařízení ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a (b) souhlas uživatele pro marketingové účely nad rámec výše uvedeného oprávněného zájmu, jež je udělován zejména v rámci zaslání žádosti o zaslání jídelního menu nebo jiných obdobných sdělení na internetových stránkách jednotlivých restaurací (www.daveb.cz, apod.).

Rozsah zpracovávaných osobních údajů: jméno a přímení, e-mail.

Důvod poskytnutí údajů: pokud Společnosti nebudou osobní údaje sděleny nebo jí uživatel neudělí s jejich užitím za tímto účelem souhlas, nemohou být marketingová sdělení uživateli zasílána.

Doba zpracování: po dobu registrace uživatele u Společnosti, respektive do odvolání souhlasu (pokud byl za tímto účelem udělen).

Uživatel může ukončit zasílání obchodních sdělení Společnosti kdykoliv, a to kliknutím na odkaz „odhlásit se z odběru“ v každém obchodním sdělení nebo prostřednictvím e-mailu na adrese odhlasit.cz@sodexo.com.

  1. Kontaktní formulář

Účel zpracování: zodpovězení dotazů a vyřízení žádostí uživatelů prostřednictvím internetových stránek Společnosti dostupných na adresách přináležejících vždy ke konkrétnímu místu poskytování služeb Společností a majících tvar http://název místa poskytování služeb.sodexo.cz.html a zašlou e-mailovou zprávu na adresu vas.nazor@sodexo.com, jež je pro tyto účely na internetových stránkách uvedena.

Právní základ zpracování: oprávněný zájem Společnosti na komunikaci s uživateli jejích služeb.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů: jméno a příjmení a dále (i) e-mail v případě zvolení kontaktování přes e-mail, (ii) telefonní číslo v případě zvolení kontaktování přes telefon,

a případně další osobní údaje dobrovolně sdělené uživatelem v kontaktním formuláři nebo během telefonického rozhovoru a zaznamenané pracovníkem Společnosti (hovory nejsou nahrávány).

Důvod poskytnutí údajů: Společnost nemůže bez poskytnutí kontaktních osobních údajů dotaz/žádost vyřídit.

Doba zpracování: po dobu potřebnou pro konečné vyřízení dotazu/žádosti, a dále 5 měsíců od jeho vyřízení pro účely evidence a vyhodnocování dotazů a pro účely další související komunikace v dané věci.

C. Uchazeči o pracovní pozice

Jak zpracováváme Vaše osobní údaje, jež nám poskytnete (a) vyplněním a odesláním kariérního formuláře/firemního dotazníku v papírové nebo elektronické podobě na internetových stránkách Společnosti https://cz.sodexo.com/home/kariera.html nebo https://sodexo.jobs.cz/ (b) zasláním životopisu a vyplněného kariérního formuláře/firemního dotazníku prostřednictvím internetových stránek https://cz.sodexo.com/home/kariera.html nebo https://sodexo.jobs.cz/ nebo prostřednictvím e-mailu na kontaktní e-mail Společnosti jan.przybyla@sodexo.com, jež je na těchto stránkách uveden nebo prostřednictvím držitele poštovní licence nebo (c) prostřednictvím jiných osob zprostředkovávajících pracovní příležitosti zejména za pomocí internetových aplikací zaměřených na nábor zaměstnanců.

Dále ohledně některých uchazečů získáváme jejich legitimně zveřejněné osobní údaje dostupné na internetu, elektronických sociálních sítích (např. LinkedIn) nebo obdobných informačních zdrojích.

  1. Kariérní formulář, životopisy a veřejně dostupné údaje

Účel zpracování: odpověď na zaslaný dotaz/žádost o pracovní pozici a vedení výběrového řízení na pracovní pozice nabízené Společností.

Právní základ zpracování: vyřízení žádosti/dotazu a komunikace s uchazeči o zaměstnání na základě oprávněného zájmu Společnosti.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů: jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo, případně další osobní údaje obsažené v životopise, motivačním dopise zaslaném uchazečem Společnosti anebo ve veřejně dostupných zdrojích.

Důvod poskytnutí údajů: Společnost nemůže bez zpracování výše uvedených osobních údajů dotaz/žádost uchazeče o pracovní pozici vyřídit, posoudit jeho vhodnost na danou pozici a ani jej případně kontaktovat s pozvánkou na další účast ve výběrovém řízení.

Doba zpracování: po dobu trvání výběrového řízení žadatele a dále po dobu 3 let od data odeslání žádosti/dotazu a komunikace s uchazeči o zaměstnání, respektive do odvolání souhlasu.

JAKÁ MÁTE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

PRÁVO NA PŘÍSTUP A OPRAVU

Máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům. Rovněž máte právo požádat o opravu nepřesných osobních údajů nebo o doplnění neúplných osobních údajů.

Můžete požádat o veškeré dostupné informace týkající se zdrojů osobních údajů a rovněž máte právo požádat o kopii osobních údajů zpracovávaných Společností.

Společnost si v souladu s Nařízením vyhrazuje právo požadovat poplatek za poskytnutí těchto práv. Společnost může požadovat spravedlivý a přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady Společnosti, pokud žádost bude zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená. Společnost bude subjekt údajů informovat o zpoplatnění před vyřízením žádosti.

PRÁVO NA VÝMAZ

Vaše právo na výmaz vás opravňuje žádat o vymazání vašich osobních údajů v případě, že:

  1. údaje již nejsou nezbytné vzhledem k účelům jejich shromažďování nebo zpracování;
  2. se rozhodnete odvolat svůj souhlas;

 

  1. vznesete námitku proti zpracování automatizovanými prostředky pomocí technických specifikací;
  2. vaše osobní údaje byly zpracovávány nezákonně;

 

  1. existuje zákonná povinnost vymazat vaše osobní údaje;

 

  1. vymazání je nutné k zajištění dodržení platných právních předpisů.

PRÁVO NA OMEZENÍ ZPRACOVÁNÍ

V kterémkoli z těchto případů máte právo na to, aby Společnost omezila zpracování:

  1. popřete přesnost osobních údajů;

 

  1. Společnost již nepotřebuje vaše osobní údaje pro příslušné účely zpracování;
  2. z oprávněných důvodů vznesete námitku proti zpracování

 vašich osobních údajů.

PRÁVO NA PŘENOSITELNOST ÚDAJŮ

V příslušných případech máte právo požádat o přenositelnost vašich osobních údajů, které jste poskytli Společnosti tak, aby byly k dispozici ve strukturované, běžně používané a strojově čitelné formě. Rovněž máte právo požadovat přímý přenos vašich osobních údajů třetí osobě podle vašeho výběru (pokud je to technicky možné).

PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

Máte právo vznést námitku (právo na odmítnutí) vůči zpracovávání vašich osobních údajů (zejména v případě profilování nebo obchodních sdělení). Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat.

PRÁVO BÝT VYŇAT Z AUTOMATIZOVANÉHO ROZHODOVÁNÍ

Máte právo požadovat, abyste byli vyňati z rozhodování založeného na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má vůči vám právní účinky nebo se vás podobně významně dotýká.

 

Jak můžete uplatnit výše uvedená práva?

Tato práva můžete uplatnit podáním žádosti nebo stížnosti, a to elektronicky na e-mailové adrese gdpr.cz@sodexo.com, telefonicky na čísle 222 533 333 nebo písemně na výše uvedené adrese sídla Společnosti. Máte rovněž právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo k jinému příslušnému dozorovému úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

KDO JSOU PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Za účelem poskytování služeb Společností jsou do procesů zapojeny i jiné osoby, bez kterých by naše služby nemohly být poskytovány na nejvyšší úrovni. Tyto osoby se podílejí především na správě a propagaci služeb nebo komunikaci s našimi uživateli, klienty či partnery. Společnost osobní údaje neprodává ani je nezapůjčuje za úplatu.

Společnost Sodexo sdílí osobní údaje s těmito stranami:

Veškeré osobní údaje jsou výše vymezenými stranami zpracovávány pouze v rámci EU.

VYMEZENÍ POJMŮ

Platnými právními předpisy o ochraně údajů se rozumí všechny platné zákony a předpisy, které souvisí s ochranou a zpracováním osobních údajů, včetně nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/79 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), a další právní předpisy přijaté v rámci České republiky a Evropské unie.

Stížností se rozumí stížnost podaná subjektem údajů u dozorového úřadu, jestliže se subjekt údajů domnívá, že došlo k porušení jeho práv podle platných právních předpisů o ochraně osobních údajů.

Společností se rozumí společnost   Sodexo - integrovaný facility management a zařízení školního stravování s.r.o. (Sodexo s.r.o.), se sídlem Praha 4 - Nusle, Hvězdova 1716/2b, PSČ 140 78, IČO: 445 69 165, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod spisovou značkou C 24728.

Právy subjektů údajů se rozumí práva, která subjektům údajů vyplývají z příslušných právních předpisů o ochraně osobních údajů, jako je právo na přístup, právo na opravu, právo na vymazání, právo na omezení zpracování, právo na přenositelnost osobních údajů nebo právo vznést námitku.

Obecným nařízením o ochraně osobních údajů nebo nařízením GDPR se rozumí nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení o směrnice 95/46/ES.

Osobními údaji se rozumí veškeré informace o fyzické osobě, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Zpracováním se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Žádostí se rozumí jeden z mechanismů, který vyplývá subjektům údajů z GDPR, který jim umožní vykonávat jejich práva (např. právo na přístup, opravu, vymazání atd.). Subjekt údajů může podat žádost jakékoli osobě, která zpracovává jeho osobní údaje, správci nebo zpracovateli, pokud je to namístě.

 

Toto Prohlášení nabývá účinnosti dne 25. 5. 2018. Toto Prohlášení je revidováno a aktualizováno pravidelně po uplynutí 12 měsíců ode dne, kdy nabylo účinnosti, nebo od poslední revize a aktualizace, příp. častěji, nastane-li potřeba jeho revize a aktualizace. Aktuální verze Prohlášení je vždy k disposici na internetové adrese https://cz.sodexo.com/home/prohlaseni-sodexo-sluzby-gdpr.html.

 

Back to the list